<p>ViSit Anywhere (VA) inclut une solution collaborative de gestion electronique de documents (GED) permettant d’accéder à une liste de documents dûment renseignée et maintenue dans un autre système d’information. La gestion de documents (photos, vidéos, Word, Excel, scan, pdf…) liés ou non aux données spatiales constitue un besoin fondamental. S'agissant d'un besoin transverse il ait apparu important, en l'absence de solution chez le client, de confier ce service à une solution dédiée, reconnue, indépendante du sig et de ses applications métier et exploitable par d'autres départements.</p>
<p>VA est proposé avec une interface vers SharePoint de Microsoft. Des interfaces vers d’autres GED du marché seront réalisées selon les demandes.</p>
<p>L'environnement SharePoint de MicroSoft présente les avantages suivants : infrastructure légère, fonctionnement en mode "nuages", GED et également BPM (Business Process Management) pour la gestion des processus de travail, économique.</p>
<p>Seule une gestion rigoureuse des documents dans un environnement adapté permet d'assurer la traçabilité, la sécurité des documents et de définir librement les responsabilités de gestion pour les différentes catégories de documents.</p>
<p>Un ensemble d'outils dédiés à cette gestion sont présents dans une page du ruban VA.</p>
<p>L'attachement aux éléments graphiques, la visualisation et l'exploitation des documents sont exécutées dans ViSit Anywhere. La création et la gestion sont réalisées dans la GED (Gestion electronique de documents) par les personnes dûment habilitées. Les documents peuvent être gérés en utilisant différentes catégories.</p>
<h3>Gestion de tables externes</h3>
<p>Les documents sont des données externes. VA utilise déjà une infrastructure pour gérer les tables externes : base technique, base clientèle, comptable, etc..</p>
<ul>
<li>rafraichissement/réplication, accompagné d’une copie locale des documents pour utilisation en mode déconnecté.</li>
<li>association libre à un ou plusieurs actifs spatiaux,</li>
<li>navigation dans des listes, puis centrage de la carte sur les actifs associés</li>
</ul>
<p>Cette infrastructure est complétée par un nouveau type de source de données externe (la GED) et un nouveau type de table (table Document).</p>
<p>La réplication d’un document est basée sur sa date de dernière modification, validée par une nouvelle révision dans la GED (et non plus en examinant un fichier sur un disque partagé).</p>
<h3>Gestion des documents</h3>
<p>La GED utilise pour la gestion des documents un principe bien connu par les progammeurs pour gérer leur code :&nbsp; "check in/check out".</p>
<ul>
<li>La personne (ou le service) responsable habilitée intègre (attachement, création d'emprise) ou modifie un document.</li>
<li>Lorsqu'il décide de le publier (le rendre visible par les utilisateurs VA) il procède à une consolidation (les documents sont intégrés dans le serveur de projet VA).</li>
<li>Les utilisateurs lors de la synchronisation (mise à jour de leur projet car ils travaillent en mode déconnecté) sont informés de l'existence d'une mise à jour des documents. VA leur demande de procéder à l'actualisation de la base documentaire.</li>
</ul>
<h3>Intégration de la GED dans un BPM (Business Process Management)</h3>
<p>L'optimisation de la GED implique de l'intégrer dans des processus de travail (étapes, personnes concernées, validation, diffusion, autres données associées, traitement, retour d'information…).</p>
<p>Cet aspect relève de <a href="index.php?option=com_content&amp;view=article&amp;id=64:va-process&amp;catid=8:produits&amp;Itemid=183">VA Process</a>, système également transverse.&nbsp;</p>